Cégkapu vagy NAV-meghatalmazás? Sokan összekeverik, pedig nem ugyanaz.
Frissítve: aug. 31.
A két rendszer egymást kiegészíti, de teljesen eltérő célt szolgál.
Egyik sem helyettesíti a másikat, és más felelősségi köröket jelent az ügyfél és a könyvelő számára.
A SZaHo Group Kft.-nél az egyik leggyakrabban felmerülő kérdés az új ügyfelek részéről:
"Ha meghatalmazást adok Önöknek, akkor a Cégkaput is kezelni fogják?"
A rövid válasz: nem.
A hosszabb válasz azonban ennél jóval érdekesebb, hiszen nagyon sok vállalkozó keveri össze a NAV-meghatalmazást, az önkormányzati meghatalmazást, a Cégkaput, valamint a privát Ügyfélkapu+ vagy DÁP használatát.
Pedig ezek egymástól teljesen eltérő rendszerek.
Mi a Cégkapu?
2018.január 1-jétől a gazdálkodó szervezetek számára kötelező az állammal történő elektronikus kapcsolattartás.
Ennek hivatalos felülete a Cégkapu.
A Cégkapu tulajdonképpen a vállalkozás hivatalos elektronikus postafiókja.
Ide érkeznek azok a hivatalos küldemények, amelyeket különböző állami szervek küldenek a gazdálkodó szervezet részére.
A rendszer célja, hogy a papíralapú ügyintézést kiváltsa, és a hivatalos dokumentumok biztonságos elektronikus kézbesítését biztosítsa.
Ki kezeli a Cégkaput?
A jogszabály alapján a Cégkaput a gazdálkodó szervezet által kijelölt Cégkapumegbízott kezeli.
A Cégkapumegbízott jogosult arra, hogy meghatározza:
kik férhetnek hozzá a Cégkapuhoz;
kik küldhetnek hivatalos dokumentumokat;
kik fogadhatják azokat.
A Cégkapu tehát nem a könyvelőé, hanem mindig a vállalkozásé.
Hol található a Cégkapu?
Sokan nem is tudják, hogy a Cégkapu ugyanazon a felületen érhető el, ahol magánszemélyként az elektronikus tárhelyünket is használjuk.
Belépést követően a felületen lefelé nyitható menüben választható ki a Cégkapu.
Ezért sokan azt gondolják, hogy ugyanaz a rendszer. Valójában azonban két külön jogosultsági kör működik egymás mellett.
Miért nem tud belépni a könyvelő?
A Cégkapuba történő belépéshez a cég képviseletére jogosult személy saját elektronikus azonosítását használja.
Ez történhet:
Ügyfélkapu+ azonosítással,
DÁP (Digitális Állampolgár Program) alkalmazással,
vagy más, jogszabályban meghatározott elektronikus azonosítási móddal.
Mivel ezek személyhez kötött azonosítók, azok használata kizárólag a tulajdonosuk feladata.
Miért nem kérjük el ügyfeleink belépési adatait?
Erre nagyon egyszerű a válasz. Mert nem ez a helyes és biztonságos gyakorlat.
A privát Ügyfélkapu+ vagy DÁP hozzáférés személyes elektronikus azonosító.
Ugyanúgy nem kérjük el ezeket az adatokat, ahogyan bankszámlája internetbanki jelszavát sem kérnénk el.
A SZaHo Group Kft. ezért
nem kéri el ügyfelei Ügyfélkapu+ adatait;
nem kezeli a DÁP azonosítókat;
nem lát el Cégkapumegbízotti feladatokat.
Ez adatbiztonsági és adatvédelmi szempontból is helyes gyakorlat.
Akkor miért kell NAV-meghatalmazás?
Ez az a pont, ahol sokan összekeverik a két rendszert.
A NAV-meghatalmazás nem hozzáférést ad a Cégkapuhoz.
A NAV-meghatalmazás arra jogosítja fel a szolgáltatót, hogy az adóhatóság előtt hivatalosan eljárjon azokban az ügyekben, amelyekre a meghatalmazás kiterjed.
Hasonló a helyzet az önkormányzati adóhatóság előtt is.
A két jogosultság tehát teljesen más célt szolgál.
Mit lát a könyvelő?
A megfelelően bejelentett NAV- és önkormányzati meghatalmazás alapján a képviseleti körbe tartozó hivatalos értesítések irodánk elektronikus tárhelyére is megérkeznek.
Ez lehetővé teszi számunkra, hogy:
figyelemmel kísérjük az adóügyeket;
időben reagáljunk a megkeresésekre;
segítsünk a szükséges intézkedések megtételében.
Fontos azonban tudni, hogy nem minden hivatalos dokumentum tartozik a meghatalmazás hatálya alá.
Miért kell továbbra is figyelni a Cégkaput?
Az elektronikus ügyintézés folyamatosan fejlődik.
Új szolgáltatások, új ügytípusok és új elektronikus eljárások jelennek meg.
Előfordulhat, hogy egy új ügytípus még nem tartozik a korábban bejelentett meghatalmazás körébe.
Ebben az esetben a hivatalos értesítés kizárólag a vállalkozás Cégkapujára érkezik.
Ha erről a könyvelő nem értesül, természetesen intézkedni sem tud.
Ezért rendkívül fontos, hogy a vállalkozás saját Cégkapuját rendszeresen ellenőrizze.
Ha olyan dokumentum érkezik, amely könyvelési vagy adózási szempontból jelentős lehet, célszerű azt haladéktalanul továbbítani könyvelőjének vagy adótanácsadójának.
Szükség esetén ilyenkor a meghatalmazás köre is bővíthető.
Mit jelent ez ügyfeleink számára?
A SZaHo Group Kft.-nél világosan elhatároljuk a felelősségi köröket.
Mi vállaljuk:
✔ a NAV előtti képviseletet;
✔ az önkormányzati adóhatóság előtti képviseletet;
✔ a jogszabályok szerinti meghatalmazások kezelését;
✔ az adózási és könyvelési feladatok szakmai ellátását.
Ügyfeleink feladata:
✔ a Cégkapu kezelése;
✔ a privát Ügyfélkapu+ vagy DÁP használata;
✔ a Cégkapura érkező, könyvelést érintő dokumentumok továbbítása, ha azok nem tartoznak a meghatalmazás alapján hozzánk is megküldött iratok körébe.
Ez az együttműködés biztosítja, hogy mindenki a saját felelősségi körében járjon el.
Összegzés
A Cégkapu és a NAV-meghatalmazás nem egymás helyettesítői.
A Cégkapu a vállalkozás hivatalos elektronikus postafiókja.
A NAV-meghatalmazás pedig a jogszerű szakmai képviselet alapja.
A SZaHo Group Kft. kizárólag szabályosan bejelentett meghatalmazással látja el ügyfelei képviseletét, ugyanakkor adatbiztonsági okokból nem kezeli ügyfelei személyes Ügyfélkapu+ vagy DÁP hozzáféréseit, és nem lát el Cégkapumegbízotti feladatokat.
Ez a gyakorlat egyszerre szolgálja a jogszabályi megfelelést, az adatbiztonságot és az átlátható felelősségi viszonyokat.
