Kézbesítési vélelem: Hogyan maradhat le egy fontos NAV-értesítésről anélkül, hogy tudna róla?
Frissítve: aug. 31.
Az elektronikus ügyintézés gyorsabbá és egyszerűbbé tette a hatóságokkal való kapcsolattartást, ugyanakkor új felelősséget is jelent a vállalkozások számára. Sokan nem tudják, hogy egy hivatalos irat akkor is kézbesítettnek minősülhet, ha azt valójában nem nyitották meg.
Ez az úgynevezett kézbesítési vélelem (köznyelvben gyakran kézbesítési fikciónak is nevezik), amelynek következményei komolyak lehetnek. Előfordulhat, hogy egy vállalkozás úgy mulaszt el egy határidőt, hogy közben nem is olvasta el a NAV vagy más hatóság elektronikus levelét.
Éppen ezért fontos megérteni, hogyan működik az elektronikus kézbesítés, milyen szerepe van a Cégkapunak és a meghatalmazásoknak, valamint hol kezdődik az ügyfél, és hol ér véget a könyvelő felelőssége.
Mit jelent a kézbesítési vélelem?
Az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény 79. § (3) bekezdése, valamint a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény 27. § c) pontja alapján a hivatalos elektronikus elérhetőségre küldött irat akkor is kézbesítettnek minősülhet, ha azt a címzett nem nyitotta meg.
Ha a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a címzett a második értesítés ellenére sem vette át a küldeményt, akkor a második értesítés időpontját követő ötödik munkanapon a küldemény kézbesítettnek minősül.
Ez azt jelenti, hogy a joghatások ugyanúgy beállhatnak, mintha a levelet ténylegesen megnyitották volna.
Miért fontos ez a vállalkozások számára?
A legtöbb vállalkozó úgy gondolja:
"Ha nem olvastam el, akkor biztosan nincs belőle probléma."
Az elektronikus ügyintézésben azonban ez nem így működik.
A jogszabály nem azt vizsgálja, hogy a címzett valóban elolvasta-e az iratot, hanem azt, hogy az szabályosan megérkezett-e a hivatalos elektronikus tárhelyre.
Ezért különösen fontos a rendszeres ellenőrzés.
Mi történik a hivatalos iratokkal?
A NAV tájékoztatása szerint azok az adóhatósági iratok, amelyek valamilyen okból nem kerültek átvételre, a kézbesítéstől számított 30 napig még megtekinthetők az elektronikus tárhelyen.
Ezt követően azonban már nem érhetők el ugyanazon a módon.
Ezért célszerű nem megvárni a 30 napos határidőt.
Miért érdemes rendszeresen ellenőrizni az eTárhelyet és Cégkaput?
Az eTárhelyet és Cégkapu privát személy, vállalkozó és vállalkozás hivatalos elektronikus postafiókja.
Minden olyan hivatalos küldemény, amelyet valamely állami szerv ezen a csatornán küld meg, ide érkezik.
Ezért azt javasoljuk ügyfeleinknek, hogy legalább öt naponta jelentkezzenek be. Így minimálisra csökkenthető annak kockázata, hogy egy fontos hatósági értesítésről későn szerezzenek tudomást.
Hol található a Cégkapu?
Sokan keresik külön weboldalon, pedig a legtöbb esetben ugyanazon a felületen érhető el, ahol magánszemélyként az elektronikus tárhelyünket is használjuk.
Belépést követően a Cégkapu egy külön menüpontból, lefelé nyitható listából választható ki.
Ez azonban nem jelenti azt, hogy a könyvelő automatikusan hozzáfér ehhez a felülethez.
Miért nem lát rá a könyvelő?
A Cégkapuba történő belépés az ügyvezető vagy az arra jogosult személy saját elektronikus azonosításával történik.
Ez történhet például:
Ügyfélkapu+ segítségével;
DÁP alkalmazással.
Mivel ezek személyes azonosítási eszközök, azokat kizárólag a jogosult használhatja.
A SZaHo Group Kft. nem kéri el ügyfelei belépési adatait, nem lép be helyettük a Cégkapuba, és nem kezeli személyes elektronikus azonosítóikat.
Ez adatvédelmi és biztonsági szempontból is helyes gyakorlat.
Akkor mit lát a könyvelő?
Sokan azt gondolják, hogy a NAV-meghatalmazás után a könyvelő minden hivatalos értesítést automatikusan megkap.
Ez azonban nem teljesen így van.
A megfelelően bejelentett NAV- és önkormányzati meghatalmazás alapján a képviseleti körbe tartozó ügyekről irodánk elektronikus tárhelyére is érkeznek hivatalos értesítések.
Ez nagy segítséget jelent a napi munkában.
Ugyanakkor a digitalizáció folyamatos fejlődése miatt időről időre új ügytípusok jelennek meg.
Előfordulhat, hogy egy új elektronikus ügy még nem tartozik a korábban bejelentett meghatalmazás hatálya alá.
Ilyenkor a hivatalos értesítés kizárólag a vállalkozás Cégkapujára érkezik.
Mi erről csak akkor tudunk értesülni, ha ügyfelünk továbbítja részünkre a dokumentumot.
Miért fontos a könyvelő értesítése?
Ha egy könyvelést vagy adózást érintő hivatalos dokumentum kizárólag a Cégkapura érkezik, a könyvelő nem fog tudni intézkedni róla.
Ezért kérjük ügyfeleinket, hogy amennyiben ilyen levelet kapnak,
töltsék le azt majd helyezzék át a tartós tárba
küldjék meg részünkre e-mailben;
szükség esetén egyeztessünk a további teendőkről.
Előfordulhat ugyanis, hogy az új ügytípus miatt a meghatalmazás frissítésére is szükség lesz.
Miért nem vállaljuk a Cégkapu kezelését?
Erre két nagyon fontos okunk van.
Az első a jogszabályi megfelelés.
A második az adatbiztonság.
A Cégkapu használata minden esetben a vállalkozás által kijelölt Cégkapumegbízott feladata.
A belépés személyes elektronikus azonosítással történik.
A SZaHo Group Kft. ezért nem kér Ügyfélkapu+ vagy DÁP belépési adatokat, nem kezeli ügyfelei személyes elektronikus hozzáféréseit, és nem lát el Cégkapumegbízotti feladatokat.
Mit vállalunk mi?
Mi azt vállaljuk, hogy:
szabályosan bejelentett NAV-meghatalmazással járunk el;
szabályosan bejelentett önkormányzati meghatalmazással járunk el;
figyelemmel kísérjük a képviseleti körbe tartozó hivatalos értesítéseket;
szükség esetén felhívjuk ügyfeleink figyelmét a teendőkre;
segítünk a meghatalmazások bővítésében vagy módosításában.
Mit kérünk ügyfeleinktől?
Mindössze annyit, hogy saját eTárhelyüket, illetve Cégkapujukat rendszeresen ellenőrizzék.
Ha olyan hivatalos dokumentum érkezik, amely könyvelési, adózási vagy gazdasági szempontból fontos lehet, kérjük, küldjék meg részünkre.
Ezzel biztosítható, hogy semmilyen lényeges információ ne vesszen el.
Összegzés
A digitalizáció jelentősen megkönnyítette a hatóságokkal való kapcsolattartást, ugyanakkor új felelősséget is adott a vállalkozásoknak.
A kézbesítési vélelem miatt egy hivatalos irat akkor is joghatást válthat ki, ha azt a címzett ténylegesen nem olvasta el. Ezért a Cégkapu és az elektronikus tárhely rendszeres ellenőrzése ma már nem csupán ajánlott, hanem a felelős vállalkozásvezetés része.
A SZaHo Group Kft. a saját felelősségi körében gondoskodik a NAV és az önkormányzati adóhatóság előtti szabályos képviseletről, figyelemmel kíséri a meghatalmazás alapján érkező hivatalos értesítéseket, és szükség esetén támogatja ügyfeleit a további teendőkben. Ugyanakkor a Cégkapu kezelése és a személyes elektronikus azonosítók használata továbbra is az ügyfél feladata és felelőssége.
